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举行大型会议应有完整的进程与程序：
确认会议主题
会议主题的确认的主要依据:
a.要有切实的依据
b.必需求结合本单位的实践
c.要有明确的意图。
b.确认会议的时刻和地址
C.确认会议的规划会议的规划主要指：会议到会人员(正式代表)、特邀代表、列席人员、作业人员(包含服务人员)的总体数量
会议规划由会议的组织者依据实践状况把握，以严厉控制规划为准则。
D.确认会议议程会议议程包含会议掌管，会议典型讲话(或重点讲话)、会议讨论、会议说话、会议总结。

E.确认会议文件和材料的预备包含大会的主报告大会讲话单位的材料，会议日程表、参加会议人员名单、住宿组织、主席台坐次、分组名单、讨论题目和分组讨论地址、作息时刻表、会议的参看文件和相关材料。